Contexte juridique :

1. Certains documents du CCDC nécessitent la présentation d’une déclaration statutaire (CCDC 9), la signature du formulaire et de la déclaration solennelle par le déclarant devant être effectuée devant un commissaire aux serments, un notaire public ou un juge de paix.
2. Dans la plupart des provinces du Canada, la mise en service d’une déclaration solennelle peut se faire par voie virtuelle plutôt qu’en personne, à condition que les exigences du territoire applicables à la mise en service virtuelle soient respectées.
3. Seuls les Territoires n’autorisent pas expressément la mise en service virtuelle. La Nouvelle-Écosse n’a pas de règles autorisant la mise en service virtuelle et il convient de demander conseil sur la disponibilité de la mise en service virtuelle dans cette province.
4. Les signatures numériques des contrats et autres documents sont acceptées dans les provinces et Territoires.

Le processus de mise en service sur SignaSur est le suivant. . . .

Déclarant :

Un déclarant peut accumuler plusieurs CCDC 9 dans sa boîte de réception avant de rencontrer un commissaire aux serments. Qu’il organise une mise en service virtuelle par vidéoconférence et partage d’écran ou qu’il se rende en personne au bureau du commissaire, le processus est essentiellement le même.

1. Le déclarant ouvre sa boîte de réception et clique sur l’invite de courriel « Vérifier et signer », ce qui ouvre son navigateur Web par défaut :

Le champ concerné est mis en évidence dans l’interface Web Adobe Sign. En cliquant sur ce champ, la fenêtre de signature s’affiche.
 

2. Le déclarant a le choix entre taper sa signature, télécharger une image numérisée préenregistrée de sa signature ou dessiner sa signature avec le pointeur de sa souris ou (s’il s’agit d’un téléphone ou d’une tablette) avec son doigt.
   
   REMARQUE : Si la signature par souris s’avère difficile pour l’une ou l’autre des parties, l’option « Mobile » leur envoie un texto contenant un lien vers une fenêtre de signature adaptée aux téléphones portables dans laquelle ils peuvent signer avec le doigt, ce qui remplit le champ de signature original en conséquence :

3. De retour à la fenêtre de signature, cliquez sur « Terminé » :

   

    

4.  De retour sur la page de signature du CCDC 9, appuyez sur « Cliquer pour signer » pour soumettre la signature :

5. Un message de confirmation « Vous avez signé avec succès » s’affiche à l’écran. Vous pouvez fermer le navigateur et passer à la signature de la déclaration statutaire suivante :

Pendant ce temps, le commissaire recevra sa demande de signature dans les minutes qui suivent. . . .

Commissaire :

La personne chargée de la déclaration solennelle peut soit attendre que le déclarant signe plusieurs CCDC 9 et accepter sa déclaration solennelle pour chacun d’entre eux avec une preuve d’identité (conformément aux exigences applicables du territoire), soit procéder à la mise en service de la première déclaration signée par le déclarant, en signant en parallèle pour accélérer le processus.

REMARQUE : C’est au commissaire de décider comment recevoir et planifier les demandes de mise en service. Un déclarant doit déjà connaître le nom, l’adresse électronique et l’emplacement géographique du commissaire avec lequel il a pris des dispositions lorsqu’il les précise lors de la rédaction du CCDC 9.

1. Dans les minutes qui suivent la signature par le déclarant, le commissaire reçoit également une invite de courriel « Vérifier et signer » qui s’ouvre également dans son navigateur Web par défaut, les champs appropriés étant mis en évidence :

2. Parmi les champs qu’un commissaire doit remplir, se trouve un champ facultatif pour le sceau. Le commissaire peut cliquer sur ce bouton pour télécharger un fichier numérique .png ou .jpeg de son sceau officiel :

3. Adobe Sign exige qu’un nom corroborant soit tapé pour accompagner le fichier de sceau. Cliquez sur « Appliquer » lorsque vous êtes prêt : 

4. Remplissez les autres champs du constat et le champ de signature électronique, qui offrent les mêmes possibilités de signature que celles offertes au déclarant :

5. Une fois la demande soumise, la confirmation « Vous avez signé avec succès » apparaît. Le commissaire peut alors procéder à des déclarations subséquentes, ou a autrement terminé :

Les deux parties signataires recevront un courriel contenant un document PDF en pièce jointe :

 Le PDF comporte les deux signatures et tous les champs remplis, y compris une page « Rapport d’audit final » avec la signature et la date/heure de chaque signature :